投稿前，很多作者把注意力都放在主文稿的打磨上，补充材料往往是最后才想起来的东西。结果常常是在投稿系统里手忙脚乱地找文件，上传后没过两天就收到技术审查退回的通知，原因无非是文件类型不对、命名不规范，或者正文里压根没提这些材料。与其等编辑部来提醒，不如在点“提交”之前，按下面这套顺序自己先过一遍。
第一步：先查作者指南，确认两件关键事
不同期刊对补充材料的处理方式差异很大，千万别拿上一家期刊的规矩套用到下一家。打开目标期刊的“作者指南”或“投稿须知”，你首先要确认两件事。
第一，补充材料是否需要单独上传。 有的期刊要求把所有补充材料合并成一个 PDF 文件上传，有的则允许你按单个文件分别上传，还有的期刊（尤其是部分 Elsevier 和 Emerald 旗下期刊）会建议你把数据文件放到 Figshare、Zenodo 这类公共数据仓库，然后在投稿时提供链接。这三种方式的文件准备逻辑完全不同：合并成单文件时，你要注意文件内部顺序和页码；分开上传时，你要注意每个文件的命名和格式；存仓库时，你要提前完成数据上传并生成 DOI 或链接。
第二，补充材料是否纳入匿名评审。 这一点经常被忽略。如果你的期刊实行双盲评审，主文稿里不能出现任何能识别作者身份的信息，那么补充材料同样要处理干净。文件名里不要出现作者姓名，文件内部的页眉页脚、属性信息、致谢部分也要逐一检查。有的期刊甚至要求补充材料单独提交，与主文稿分开上传，就是为了保证审稿人看不到作者信息。
第二步：按文件类型逐项核对格式
确认完上述两点后，拿出你的材料清单，逐项核对文件格式。不同内容的补充材料有约定俗成的格式要求，这里有一份常见的参考标准：
| 材料类型 | 推荐格式 | 说明 |
|---|---|---|
| 数据集 | CSV、XLSX、SPSS、R、JSON | 优先使用通用格式，避免仅能用特定商业软件打开的专有格式 |
| 补充图表 | PDF、PNG、JPEG | 矢量图优先用 PDF，位图注意分辨率 |
| 视频 | MP4、MOV | 通常需要同时提供一张代表性截图作为封面 |
| 文本附录 | PDF、DOCX | 访谈记录、问卷全文、代码框架等 |
| 代码 | .R、.py、.do 等源文件 | 部分期刊要求附代码说明文档 |
需要特别提醒的是，很多期刊会在作者指南里写明“补充材料将以提交时的原样发布，编辑部不做任何格式转换或编辑”。这意味着你上传的 PDF 如果排版混乱、页码缺失、字体异常，读者看到的就会是那个样子。上传前把每个文件都打开检查一遍，确认内容完整、可读性良好。
第三步：统一文件命名，避免“最终版最终版2”
文件命名看起来是小问题，却是技术审查退回的高频原因。一份合理的命名应当包含三个信息：材料类型、编号、内容描述。例如：
Supplementary_Table1_StudyResults.pdfSupplementary_Figure2_ROC_Curves.pngSupplementary_Data1_Survey_Responses.xlsx
这里有几个容易踩的坑。第一，文件名里不要出现“final”“revised”“new”这类词，更不要出现“最终版2”“最终版3”这样的版本标记。你投出去的应该是干净的文件，而不是带着修改痕迹的版本。第二，文件名不要用中文，尽管投稿系统界面可能是中文的，但文件最终会进入英文出版流程，中文文件名可能导致系统无法识别或乱码。第三，如果期刊指定了特定的命名前缀（比如有的期刊要求用“ESM_1.pdf”这样的格式），那就严格按期刊要求来，不要自作主张。
另外提醒一句：在本地整理文件时，建议把所有补充材料放进一个单独的文件夹，和主文稿、投稿信分开存放。这样在上传时不容易漏传，也能避免把草稿文件误传上去。
第四步：核对编号连续性和正文引用
这是整个核对流程中最关键的一步，也是最容易出问题的地方。补充材料必须按顺序编号，而且编号要连续。如果你有 Figure S1、Figure S2，那么正文里就必须按这个顺序引用它们，不能出现正文只引用了 Figure S1 和 Figure S3，却漏掉了 Figure S2 的情况——要么你确实有 S2 但忘了在正文里写，要么你根本没有 S2 却把编号跳过去了。
具体操作建议是：打开主文稿，用查找功能搜索“Supplementary”“补充材料”“Online Resource”“Figure S”“Table S”等关键词，把所有引用点找出来，列成一个清单。然后逐一核对：正文引用的编号是否在补充材料文件里真实存在？补充材料文件的编号是否都在正文中有对应引用？两者的顺序是否一致？
这里有一个常见的误区：正文引用顺序必须与补充材料的排列顺序一致。也就是说，正文中第一次出现“补充材料”的地方，引用的应该是编号最小的那个文件，之后依次递增。如果正文第一次提到补充材料就引用的是 Figure S3，而 Figure S1 和 S2 在正文后面才出现，这会被视为引用顺序混乱，编辑部很可能要求你重新调整。
第五步：检查补充材料末尾的参考文献
如果你的补充材料里引用了文献，这部分特别容易出岔子。不同期刊有不同的要求，但大原则是一致的：补充材料中引用的文献必须能在主文参考文献中找到，或者以补充材料自己的参考文献列表形式附在补充材料末尾。
有一种情况很常见：你为了补充材料单独写了一段方法说明，里面引用了三篇文献，但这三篇文献在主文里没有出现。这时候你有两种处理方式：要么把这三篇文献补进主文的参考文献列表（即使主文没有直接引用它们），要么在补充材料末尾单独列一个小的参考文献清单。具体采用哪种方式，以目标期刊的指南为准。有的期刊明确要求“补充材料中引用的任何参考文献都必须包含在主文的完整参考文献列表中”，有的则允许补充材料自带参考文献。查清楚再动手，避免返工。
最后：提交前做一次完整演练
以上步骤都核对完毕后，建议你在投稿系统里做一次完整的“模拟上传”。把每个文件按顺序拖进系统，确认系统识别出的文件类型正确、文件大小在限制范围内、文件名没有乱码。有的系统在上传后会生成一个文件清单页面，仔细核对清单上的文件名和顺序是否与你准备的一致。
上传完成后，系统通常会生成一份 PDF 合并稿供你确认。不要跳过这一步，花几分钟把合并稿从头到尾翻一遍，重点检查补充材料部分的页码、图表清晰度、以及是否有文件被系统漏掉。确认无误后再点“提交”。这一步虽然繁琐，但能帮你避免绝大多数因补充材料问题导致的技术审查退回。
